Протягом 2008 року виконавчі органи Прилуцької міської ради працювали над створенням документів та запровадженням системи менеджменту якості відповідно до Міжнародного стандарту ISO 9001- 2000. 

В цілому СМЯ створюється у відповідності до міжнародних стандартів ISO 9000 і спрямована на забезпечення високої якості продукції, процесів, робіт та послуг. 

За функціональним призначенням міжнародні стандарти ISO серії 9000 є універсальними. Вони застосовуються на всіх етапах виробництва продукції і надання послуг підприємствами, організаціями, установами незалежно від форм власності та виду їх діяльності. 

В Україні розроблений та діє ДСТУ 9001 – 2001, який є ідентичним перекладом міжнародного стандарту ISO 9001 : 2000. 

Робота по запровадженню системи менеджменту якості відповідно до вимог міжнародного стандарту ISO 9001 : 2000 проводилась на підставі Договору, укладеного між ТОВ «Бюро ВЕРІТАС Україна», яке забезпечувало організаційно-методичний супровід, навчання персоналу та проведення аудитів; А/Т Тютюновою компанією «В.А.Т. – Прилуки», яка виступала спонсором проекту та Прилуцькою міською радою. Результатом вказаного співробітництва стало отримання сертифікату якості міжнародного зразка на послуги з управління на рівні міст. 

Також при напрацюванні документів СМЯ керувалися Постановою КМУ №614 від 11 травня 2006 року «Про затвердження Програми запровадження системи управління якістю в органах виконавчої влади», Методичними рекомендаціями щодо розроблення та впровадження систем управління якістю відповідно до стандарту ДСТУ ISO 9001 : 2001 в органах виконавчої влади, затвердженими спільним наказом Держспоживстандарту України та Головдержслужби України від 31.07.2006 року №273/221. 

На першому етапі роботи над СМЯ було проаналізовано Положення про виконавчі органи ради та проведена робота по визначенню споживачів управлінських послуг. 

Далі було розроблено ряд документів. Зокрема: 
- Настанова з якості виконавчих органів Прилуцької міської ради; 
- 22 Методики процесу якості; 
- нова редакція Інструкції з діловодства в міській раді та її виконавчих органах; 
- ряд порядків, інструкцій, положень, що регламентують діяльність виконавчих органів чи окремих посадовців; 
- Політику та цілі у сфері якості. 

Причинами, що спонукали до створення СМЯ у виконавчих органах самоврядування стало те, що в ряді випадків існуюча система управління не сприяє підвищенню ефективності функціонування органів місцевого самоврядування, і, як наслідок, викликає незадоволеність мешканців територіальної громади якістю надаваних їм управлінських послуг. 

З іншого боку система управління якістю надання управлінських послуг виконавчих органів ради має бути орієнтована на споживачів – мешканців територіальної громади, тобто організація ефективної системи надання послуг і одержання жителями повної інформації, необхідної для забезпечення їх особистих прав та життєво необхідних потреб. Основою для неї має бути процесний підхід до організації роботи виконавчих органів ради. 

Підґрунтям для створення системи менеджменту якості відповідно до вимог міжнародного стандарту ISO 9001 : 2000 стала наполеглива робота виконавчих органів ради протягом останніх років у напрямку поліпшення управлінської послуги. Результатом такої роботи було створення громадської приймальні, єдиного центру з оформлення дозвільних документів у сфері господарської діяльності у місті Прилуки, запровадження електронних систем «Приймальня громадян» та «Документообіг», створення сайтів міста та постійне оновлення і поповнення інформації на них, організація роботи комітетів самоорганізації населення. Такі дії надали можливість наблизити до споживачів послуги влади, зменшити затрати часу на вирішення важливих для них питань, зробити прийняття управлінських рішень більш прозорим, зменшити кількість порушень термінів розгляду документів. Однак основою управлінської діяльності залишався структурний метод роботи. 

В цілому робота у відповідності до вимог міжнародного стандарту ISO 9001 : 2000 у виконавчих органах ради передбачає надзвичайно скрупульозний, але разом з тим простий механізм роботи посадовця: 
- працювати на максимальне задоволення потреб споживача, дотримуватись принципів прозорості та гласності; 
- дотримуватись у роботі та при підготовці нормативних документів чинного законодавства, принципу верховенства права; 
- відстежувати та постійно поновлювати внутрішні документи з метою відповідності їх чинному законодавству та узгодженості між ухваленими чинними внутрішніми документами. 

Для забезпечення такого механізму важливим є питання провідної ролі керівництва та безпосередньої його зацікавленості в створенні , підтриманні та розширенні СМЯ, високої кваліфікації кадрів та належного фінансового забезпечення органів влади в тому числі і з позиції заохочення успішних посадовців. 

Запровадження СМЯ в органах виконавчої влади відповідно до міжнародних стандартів сприяє оптимізації процесів планування, розподілу ресурсів, а також визначенню додаткових підходів до об’єктивного оцінювання їх результатів. 

Сертифікат ISO 9001:2000 

Керуюча справами виконавчого комітету 
Прилуцької міської ради Валентина Ходюк